„Am liebsten arbeite ich im Team“

Früh am Morgen ist die Welt schon in Ordnung. Jedenfalls für Bianca Huber, und das liegt daran, dass sie ihre Zeit ganz einfach im Griff hat. „Ich bin ein sehr organisierter Mensch, beruflich und privat.“ Wenn der Chef nun mal halb acht, acht anfängt, steht sie eben zeitig auf, um möglichst früher im Büro zu sein: „Dann kann ich mich schon mal in Ruhe auf den Tag vorbereiten.“

Diese klassische Orientierung am Arbeitsrhythmus des Vorgesetzten ist für die 29-Jährige eine Selbstverständlichkeit: „Ich hatte auch schon mal einen Chef, der fing um zehn an, dann war ich eben erst später da und dafür länger am Abend.“ Nicht unbedingt typisch für ein Millennial, wie ihre Generation im Allgemeinen bezeichnet wird. Doch mit Zuschreibungen hat die gebürtige Niederbayerin es ohnehin nicht so: „Ich arbeite in einem Beruf, der mehr als die meisten anderen mit Klischees zu tun hat.“

Schade, meint sie, denn die Außensicht entspreche in der Regel nicht der Realität: „Die Assistenz bietet so viele Chancen auf berufliche Weiterentwicklung, sie bietet spannende Aufgaben und ständig neue Herausforderungen im zwischenmenschlichen wie im fachlichen Bereich. Ich liebe diesen Beruf und möchte keinen anderen haben.“

Was für ein Kompliment! Tatsächlich hat Bianca Huber einiges aus ihren beruflichen Chancen gemacht. Als Assistentin des CEO Heating Technologie beim Luft- und Heiztechnik- Spezialisten ebm-pabst Landshut GmbH ist sie mit gerade mal 29 Jahren in einer verantwortungsvollen Position angekommen. Eingestiegen ins Berufsleben ist sie mit einer Ausbildung zur Einzelhandelskauffrau in der Modebranche. „Das war auch eine gute Erfahrung, aber ich sah darin nicht meine Zukunft für ein ganzes Berufsleben.“

Sehr jung noch damals nahm sie den Rat der Eltern an und entschied sich für eine zweite kaufmännische Lehre, „beim internationalen Konzern DRÄXLMAIER, bei dem auch mein Vater arbeitete.“ Die Ausbildung zur Bürokauffrau gab es dort damals nicht und so wurde es Industriekauffrau – „das hatte den Vorteil, dass ich auch diesen Teil eines Unternehmens kennengelernt habe.“

Sie startete im Assistenzbereich und blieb dort fast ein Jahr lang von den insgesamt zweieinhalb Jahren Ausbildung. „Ich habe schnell gemerkt, das ist meins. Die Arbeit dort hat mir so gut gefallen, dass ich wusste, in diesem Bereich möchte ich später eingesetzt werden.“ Das klappte und insgesamt wurden knapp 12 Jahre daraus, nach dem Abschluss der Ausbildung zunächst als Teamassistentin und zuletzt auf der Position „Assistant to Chief Technical Officer“ – mit vielen spannenden Zwischenstationen, die ihr berufliches Selbstverständnis voranbrachten. Sogar ein Netzwerk hat sie dort gegründet, das FAN – Future Assistant Network, doch dazu später mehr.

Nach beinahe zwölf Jahren wurde es dann aber doch Zeit für einen Wechsel, zumal interne Personalentwicklungen für eine Zäsur auch in ihrer Laufbahn sorgten. „Außerdem wollte ich auch einfach mal sehen, wie es in anderen Firmen so läuft. Und die ebm-papst Group hat ein großes Board, das fand ich spannend.“ Das erste Bewerbungsgespräch bei ihrem zukünftigen Arbeitgeber fand mit der früheren Assistentin auf dem zu besetzenden Posten und einer Personalreferentin statt, das zweite mit dem zukünftigen Chef und der Assistentin – „das fand ich toll. Ich bin mit einem guten Gefühl dorthin gewechselt.“

Dass es eine gewisse Findungsphase gab nach zwölf Jahren in einem anderen Unternehmen, empfindet sie als normal. Jede Firma, jedes Chef-Assistenz-Team habe eine eigene Kultur der Zusammenarbeit, „da habe ich mich erst einmal umgewöhnen müssen. Mein jetziger Chef, Dr. Hannes Säubert, erwartet ein sehr selbstständiges Arbeiten von mir, er gibt wenig vor. Das war für mich nicht so einfach am Anfang, denn wir kannten uns ja noch nicht gut. Mittlerweile läuft es, und ich schätze die Freiheit, die mir sein Vertrauen in meine Kompetenzen gibt.“

Die Chefentlastung umfasst klassische Aufgaben wie Terminvor- und -nachbereitung und Reiseplanung, „das sind zwei große Bausteine“. Bianca Hubert betreut als Assistenz zudem weitere Führungskräfte, „plus verschiedene Teams, die ich ebenfalls administrativ unterstütze, mit Reiseplanung, bei Bestellungen und so weiter.“

Natürlich habe der Chef immer Priorität. Doch da digitale Tools einen Großteil früherer Chefentlastung obsolet gemacht haben, bleibe genügend Zeit auch für andere: „Ich bin ein Teamplayer. Deshalb macht mir diese Zusammensetzung meines Aufgabenbereichs richtig Spaß.“

Hätten wir nicht nur zwei, sondern drei Gehirnhälften, Bianca Huber könnte diesen dritten Teil genau benennen: „OneNote von Microsoft. Ich arbeite ganz viel mit diesem Tool und lebe konsequent nach dem Kalender.“ Todo-Listen liebt sie, weil sie sie sicher durch den Tag navigieren, „und weil das Abhaken so ein gutes Gefühl ist“. Dennoch bringt auch an ihrem Arbeitsplatz Unvorhergesehenes die Tagesordnung durcheinander. „Aber ich weiß immer, wie es weiter gehen soll und kehre ohne Schwierigkeiten zu meinem geplanten Ablauf zurück.“

Diese effiziente Arbeitsweise ermögliche ihr genügende Kapazitäten für alle ihre Aufgaben, zu der sie auch die Netzwerkarbeit zählt. Im ANiD (Assistenznetzwerk in Deutschland), das auf der Karriere-Plattform LinkedIn startete und längst auch Präsenzgruppen in vielen Städten hat, leitet sie seit einigen Jahren die Regionalgruppe München. „Ich habe dort im Backoffice angefangen und wurde irgendwann gefragt, ob ich die Leitung in München übernehmen möchte.“ Sie sagte zu, auch weil sie wusste, dass sie sich auf ihre strukturierte Arbeitsweise verlassen kann: „Ich bin auch bei dieser Aufgabe gut organisiert. Neben den virtuellen Meetings, von Espresso-Talks über Webinare bis hin zu einem neuen Format, den digitalen Roundtables, plane ich auch vier bis fünf Live-Treffen im Jahr. Die Planung beginne ich immer schon im Dezember des Vorjahres und takte alles durch bis zum Dezember nächsten Jahres.“

Über das Netzwerk kam auch die Frage von Herausgeberin Dunja Schenk, ob sie einen Fachartikel in dem Buch „Chefsache Assistenz“ übernehmen wolle. Sie wollte – und freut sich riesig, nun auch noch Co-Autorin zu sein.

Auch diese Tätigkeit macht ihr richtig Spaß, vor allem aber hat sie die Notwendigkeit des Netzwerkens schon vor Jahren erkannt. „Deshalb habe ich bei meinem vorherigen Arbeitgeber Dräxlmaier ein Netzwerk gegründet“, erklärt sie, „denn wir waren damals im Assistenzbereich eher Einzelkämpferinnen.“ Zu viele Reibungsverluste bei den täglichen Aufgaben, befand sie, und schlug ihrem Chef ein Assistenznetzwerk vor, „er hat mich darin total bestärkt und unterstützt.“ Als Bianca Huber das Unternehmen verließ, umfasste das Netzwerk europaweit 170 Personen. Sie freut sich darüber, und sie hält auch frühere Verbindungen lebendig, das mache das Netzwerken schließlich aus.

„Für mich gehört es einfach zum Beruf dazu, mein Netzwerk zu pflegen. Ich finde sogar, in meinem Beruf ist es das A&O. Man ist nicht allein, wenn man ein Problem hat, man bekommt unglaublich viele Tipps“, ob es um die Einführung digitaler Unterschriften, um Restaurant- und Hotel-Tipps oder um das Organisieren von Events geht. Eine große Rolle spielen Netzwerke längst auch beim Recruiting, weiß sie: „Wir suchen zum Beispiel gerade eine neue Assistenz, und natürlich lasse ich da mein Netzwerk spielen.“

Diese Seite des Netzwerkens hat sich längst herumgesprochen, und deshalb versuchen auch viele Recruiter und Headhunter, in das ANiD aufgenommen zu werden. Doch das ist eben nicht der Sinn dieses Netzwerkes, sagt Bianca Huber, die dort unter anderem die Mitglieder verwaltet und deshalb auf solche Anfragen stets mit einer freundlichen Absage antwortet: „Unser Netzwerk soll ein geschützter Raum für Assistentinnen und Assistenten bleiben.“